Comment bien organiser son dossier médical ?

Dans notre dernier article (ICI), nous avons évoqué les bonnes résolutions de début d’année pour être un aidant en bonne santé. On continue sur notre lancée en abordant aujourd’hui le sujet du dossier médical.

Nous avons tous à la maison des compte-rendu médicaux, des résultats de biologie, des radiographies.

Et si une autre bonne résolution pour cette année était d’y mettre un peu d’ordre ?

Nous pensons que ces conseils peuvent être utiles pour vous, mais aussi pour votre proche si vous êtes sa personne de confiance ou son représentant légal.

En effet, nous vous rappelons que le dossier médical de votre proche n’est en principe accessible qu’aux professionnels de santé qui le suivent ou à des proches autorisés. Si vous ne savez pas ce qu’est une personne de confiance, nous vous renvoyons à notre article sur le sujet ICI.

I. Pourquoi organiser votre dossier médical ?

En consultation nous entendons souvent cette phrase :

« J’ai profité de ce rendez-vous pour faire du tri dans mes documents ! » 

Effectivement, tout au long de notre vie nous rencontrons tous un certain nombre de professionnels de santé et pour certains d’entre nous, suivis pour une ou plusieurs pathologies chroniques, ça peut faire un paquet de documents !

Avoir un dossier médical bien tenu a plusieurs avantages :

1. Vous aider à retrouver facilement les informations,
2. Faciliter la tâche des professionnels (surtout quand ils vous voient pour la première fois et qu’ils doivent refaire avec vous votre « histoire médicale »),
3. Éviter des examens inutiles,
4. Améliorer votre prise en charge

Nos propositions ne sont qu’une suggestion. Si vous trouvez une méthode d’organisation qui vous convient mieux, n’hésitez pas à faire vos adaptations. Cependant, retenez que l’important est d’avoir une méthodologie cohérente à laquelle vous vous tiendrez.

Vous êtes libres de faire figurer dans votre dossier toutes les informations que nous citons, ou pas. Vous pouvez aussi réserver certaines informations confidentielles aux professionnels de santé si vous pensez que la confidentialité de votre dossier n’est pas optimale.

Ne vous mettez pas non plus la pression pour organiser votre dossier médical ! Rome ne s’est pas faite en un jour et vous n’arriverez peut-être pas à tout organiser en une seule fois : ce n’est pas grave ! Encore une fois, nos conseils ne sont que des outils et pas des injonctions : vous n’avez pas besoin de charge mentale supplémentaire ! Néanmoins, nous pensons qu’à terme, l’application des ces conseils peut vous faire gagner du temps et de la sérénité.

II. Quel matériel utiliser ?

Vous pouvez bien sûr vous servir des outils numériques comme votre dossier médical partagé (DMP) si vous en aviez créé un ou désormais votre Espace santé. Le nouvel outil Mon espace santé a en effet été lancé le 3 février 2022. Si vous aviez déjà ouvert un DMP, avec votre accord il sera automatiquement migré sur Mon espace santé.

Aujourd’hui nous allons plus nous focaliser sur votre dossier papier, pour optimiser le classement dans vos armoires 😉 mais pas seulement ! Une fois votre dossier papier bien organisé, ce sera également plus facile de le numériser si vous décidez d’utiliser Mon espace santé.

Voici quelques idées de matériel de classement :

• Un classeur à anneaux format A4 avec des intercalaires et des pochettes plastiques
• Un porte-document type trieur à soufflets
• Une boîte de rangement dans laquelle vous glisserez des chemises cartonnées 3 rabats

Pour les radiographies, vous pouvez prendre par exemple une chemise cartonnée à élastiques plus grande, du style de celles que l’on utilise en arts plastiques.

III. Comment structurer les informations de votre dossier médical ?

Pour structurer les informations dans un dossier médical, vous allez devoir adopter une méthode de classement. Comme dans une bibliothèque, cette méthode de classement est utile pour vous aider à retrouver facilement l’information.

Nous vous conseillons de prévoir 3 pochettes ou chemises à part pour ranger

• Vos résultats biologiques (prises de sang, analyses d’urine, tests PCR…)
• Vos radiographies
• Certaines des fiches thématiques que nous allons vous exposer dans le chapitre IV

1. Méthode de classement chronologique

Vous pouvez opter pour une méthode de classement par ordre chronologique. L’inconvénient avec cette méthode, c’est qu’elle finit souvent par aboutir à un empilage confus d’informations dans votre dossier médical. Si les contacts avec les professionnels de santé sont fréquents, vous allez peut-être avoir beaucoup de documents et il ne sera par exemple pas évident de retrouver le compte-rendu d’une consultation si vous ne vous souvenez plus à quelle date elle a eu lieu.

C’est la méthode que vous pouvez néanmoins choisir pour votre sous-dossier « résultats de biologie » et pour votre sous-dossier « radiographies ».

2. Méthode de classement par pathologie

Vous pouvez choisir de classer votre dossier médical par grande pathologie. Par exemple, vous pouvez choisir de mettre dans un sous-dossier tout ce qui concerne votre diabète et son suivi.

L’avantage de cette méthode ? Vous avez sous la main tous les éléments concernant ce problème médical.

L’inconvénient ? Si vous devez rechercher le compte-rendu de votre dernière consultation chez l’ophtalmologue ou chez le cardiologue, vous allez devoir vous souvenir qu’ils sont dans la pochette « diabète ». Ce n’est pas une classification forcément intuitive.

3. La méthode de classement par professionnels de santé ou par grands systèmes

Vous pouvez choisir d’organiser votre dossier par type de professionnels de santé que vous avez consultés. Ça peut rapidement faire beaucoup de sous-parties ! Un moyen de limiter le nombre de parties est de créer une section par grand système du corps humain. Chaque système regroupe plusieurs organes qui assurent des fonctions complémentaires.

Par exemple, vous pouvez regrouper vos documents de consultations chez l’angiologue et chez le cardiologue dans une rubrique « Système cardiovasculaire ». Vous pouvez aussi regrouper les compte-rendu du rhumatologue et ceux du chirurgien orthopédique dans une rubriques « Système musculo-squelettique ».

Si l’identification visuelle est plus facile pour vous, vous pouvez dessiner des pictogrammes comme par exemple :

IV. Les fiches thématiques

Nous vous conseillons de réaliser chacune de ces fiches sur un papier de format A4. Vous pouvez les faire à la main ou si vous êtes à l’aise avec l’informatique avec un logiciel de traitement de texte comme Google docs, Microsoft Word ou Libre Office. Là encore, nous nous plaçons dans l’hypothèse où vous n’auriez pas accès à un dossier médical numérique.

1. Identification et informations administratives du dossier médical

Cette fiche synthétique est surtout utile pour les professionnels de santé car vous pouvez la photocopier et la transmettre.

Voici les informations que vous pouvez y noter :

• Nom complet (pour les femmes, pensez à noter le nom de jeune fille)

• Genre (pour éviter la confusion si le prénom est mixte)

• Date de naissance

• Adresse

• Numéro de téléphone

• Profession(s) Cette rubrique comprend 3 types d’informations : la profession actuelle, la ou les professions passées et le statut actuel (chômeur, actif, en invalidité, retraité…)

• Numéro de sécurité sociale

• Mutuelle

• Affection de longue durée (ALD), en précisant la date d’expiration de la prise en charge en ALD. Cette dernière information est utile pour prévoir le renouvellement en temps voulu et éviter ainsi une rupture de prise en charge.

Vous pouvez mettre avec cette fiche votre carte de groupe sanguin.

Vous pouvez également renseigner le nom de votre personne de confiance si vous en avez désigné une et indiquer si vous avez rédigé vos directives anticipées (si c’est le cas, précisez l’endroit où elles peuvent être consultées).

Comme dans le DMP, vous pouvez aussi indiquer si vous êtes le proche aidant d’une personne ou si vous avez un proche aidant principal.

2. Histoire médicale actualisée

Cette fiche est une sorte de résumé de votre dossier médical. On l’appelle aussi parfois fiche de liaison d’urgence. Elle comprend là encore plusieurs rubriques :

• Pathologies actuelles (c’est par exemple celles pour lesquelles vous avez un suivi médical et/ou un traitement)
• Antécédents médicaux (avec l’année si vous vous en souvenez)
• Antécédents chirurgicaux (là encore, précisez l’année si vous l’avez)
• Et enfin antécédents familiaux. Ici, on ne parle que des antécédents d’ordre médical et famille s’entend au sens génétique : les antécédents de votre conjoint ne doivent pas y figurer ! Vous pouvez par exemple préciser si quelqu’un dans votre famille a déjà eu un cancer, si quelqu’un a eu un infarctus, de l’ostéoporose, une maladie neurodégénérative (type Alzheimer ou Parkinson) …
• Allergies (préciser l’allergène et le type de réaction, par exemple : cutané, respiratoire…)
• Facteurs de risque : tabac, alcool, exposition professionnelle, consommation de stupéfiants, conduites sexuelles à risque

N’oubliez pas de joindre à cette fiche la liste de vos traitements actuels (ordonnance(s) la ou les plus récente(s))

3. Fiche mémo pour les actions de prévention réalisées périodiquement

Sur cette fiche vous pouvez indiquer la date de:

• Vos derniers vaccins (avec la date).
• Vos derniers dépistage cancer (frottis, mammographie, cancer colo-rectal…)
• Votre dernière consultation chez l’ophtalmologue
• Votre dernière visite chez le dentiste

Vous pouvez aussi indiquer sur cette fiche les dates des rappels ou des nouveaux contrôles pour ne pas oublier de les programmer.

4. Fiches de synthèse

Pour chacun de vos sous-dossiers vous pouvez faire une fiche chronologique résumée comprenant la date, le spécialiste consulté ou l’examen réalisé. Si vous êtes très consciencieux vous pouvez aussi mettre une petite phrase de résumé.

L’intérêt de cette fiche que vous laisserez en première page de chaque sous-partie de votre dossier médical est de vous servir de sorte d’index pour faciliter la recherche d’informations.

5. Directives anticipées

Pour retrouver facilement vos directives anticipées, vous pouvez les garder dans votre dossier médical. Si vous ne les rangez pas ici, n’oubliez pas d’informer votre entourage et votre médecin traitant que vous les avez rédigées et de leur préciser où ils pourront les trouver. La mauvaise idée serait de les mettre dans un endroit secret ou dont vous seul auriez l’accès car il serait alors difficile d’y accéder si vous n’étiez plus en état de vous exprimer ! Si vous ne savez pas comment les rédiger, nous vous renvoyons à notre article sur le sujet ICI.

Nous espérons que toutes ces informations vous seront utiles pour prendre soin de vous et prendre soin de votre proche.

N’hésitez pas à nous écrire si vous avez des remarques ou des questions !

On vous retrouve bientôt et d’ici là, prenez soin de vous !